Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp tốt nhất để tối ưu hóa quy trình kế toán và thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử cũng có những sai lầm cần tránh để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật. Dưới đây là những sai lầm cần tránh khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần tránh.
1. Không cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm
Phần mềm hóa đơn điện tử được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các yêu cầu mới nhất của pháp luật về thuế. Nếu doanh nghiệp không cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm, họ có thể sẽ không đáp ứng được các quy định mới nhất và có thể phạm phải các lỗi liên quan đến việc đóng thuế.
2. Không lưu trữ các hóa đơn điện tử đầy đủ
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần lưu trữ các hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã phạm sai lầm khi không lưu trữ các hóa đơn điện tử đầy đủ, gây ra những rủi ro pháp lý.
3. Không tuân thủ quy trình ký số và xác thực hóa đơn điện tử
Quy trình ký số và xác thực hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy trình này, họ có thể phạm phải các lỗi liên quan đến việc đóng thuế.
4. Không đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các hệ thống khác trong doanh nghiệp
Thông tin trên hóa đơn điện tử cần phải được đối chiếu với các hệ thống khác trong doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc đối chiếu này, họ có thể gặp phải các rủi ro liên quan đến sai sót dữ liệu và lỗi đóng thuế.
5. Không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng kém có thể gây ra nhiều vấn đề cho doanh nghiệp, bao gồm sai sót dữ liệu, lỗi hệ thống và đóng thuế không đúng. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các hóa đơn điện tử.
6. Không đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng sử dụng, do đó, việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm là rất quan trọng. Nếu nhân viên không được đào tạo tốt, họ có thể không sử dụng phần mềm đúng cách, dẫn đến sai sót và lỗi hệ thống.
7.Không tương tác với nhà cung cấp phần mềm
Việc tương tác với nhà cung cấp phần mềm là rất quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến phần mềm và đảm bảo tính chính xác của hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp không tương tác với nhà cung cấp phần mềm, họ có thể không nhận được thông tin mới nhất về phần mềm và có thể bị ảnh hưởng bởi các lỗi hệ thống.
Tóm lại, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tránh những sai lầm phổ biến như không cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm, không lưu trữ các hóa đơn điện tử đầy đủ, không tuân thủ quy trình ký số và xác thực hóa đơn điện tử, không đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt, không đào tạo nhân viên sử dụng.
Các nội dung liên quan:
– Sử dụng công nghệ trong làm kế toán
– Sử dụng phần mềm HTKK mới nhất để lập tờ khai thuế
– Hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư mới nhất
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068
Website: https://newca.vn/
