Microsoft Word giờ đây đã trở thành một tiêu chuẩn chung để đánh giá khả năng trong môi trường công việc văn phòng. Có thể bạn đã biết cách chèn một bức ảnh sáo mão mèo vào file .docx hay thiết lập một đường link ẩn dưới dạng text…
Dù vậy, ít ai đã thực sự tận dụng tối đa thậm chí làm chủ được những công cụ trong phần mềm này. Dưới đây là danh sách 3 công cụ hữu ích trong Microsoft Word bạn thực sự cần biết.
1. Tạo thư gửi cho nhiều hơn một người nhận
Gửi một phần dữ liệu cho nhiều người nhận giờ đây sẽ đơn giản hơn với wizard Mail Merge trong Microsoft Word.
Với phiên bản Microsoft Word 2003, bạn click chuột lần lượt Tools > Letters and Mailings > Mail Merge. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Word 2007/2010 thì bạn chọn Mailings > Start Mail Merge. Tiếp đó bạn Step by Step Mail Merge Wizard.
Ở tất cả trường hợp, bảng thuật sĩ (wizard) sẽ hiện ra bên phải dữ liệu bạn đang mở. Bạn có thể đóng nó lại bằng dấu X quen thuộc ở góc wizard. Microsoft Word có thể sử dụng sổ địa chỉ của Outlook.
Mail Merge cũng hỗ trợ việc tạo email, phong bao hay các loại nhãn. Đơn giản hơn là bạn có thể chỉ cần tạo một danh sách các địa chỉ để in ra (wizard sẽ gọi chúng là một sổ địa chỉ).
2. So sánh trực tiếp 2 dữ liệu song song
Một tính năng đơn giản nhưng không phải ai cũng quan tâm đó chính là việc so sánh dữ liệu từ 2 file Word. Tính năng hữu ích này sẽ giúp người dùng so sánh các dữ liệu bằng thao tác đặt chúng cạnh nhau trên màn hình sử dụng.
Với phiên bản Microsoft Word 2003, bạn thực hiện bằng cách mở dữ liệu, click vào cửa sổ và ấn chọn Compare Side by Side với dữ liệu thứ hai. Nếu đang có 2 dữ liệu đang mở, sẽ có một hộp thoại xuất hiện đề xuất liệu người sử dụng muốn so sánh với dữ liệu nào.
2 dữ liệu mà bạn lựa chọn so sánh sẽ hiện đồng thời, mỗi dữ liệu 1 nửa màn hình. Chức năng này hữu ích là khi bạn cuộn chuột ở 1 bên dữ liệu này thì bên còn lại cũng sẽ được tác động tương tự. Bạn cũng có thể bỏ chọn bằng cách kích vào icon nằm ở góc cuối cùng bên trái trong thanh Compare Side by Side.
Tương tự với Microsoft Word 2007/2010, bạn kích chọn View > View Side by Side. Chỉ khác là nếu muốn bỏ chọn tính năng cuộn chuột cả 2 bên như ở phiên bản 2003, bạn click vào View > Synchronous Scrolling.
3. Mở dữ liệu phiên bản Microsoft Word 2007/2010 trong Microsoft Word 2003.
Đã bao giờ bạn nhận được một file Word, song lại không thể mở nó bằng chính phần mềm Microsoft Word? Đó là bởi sự thay đổi cực kỳ lớn trong phiên bản Microsoft Word 2007 – sự ra đời định dang file .docx. Và đúng như bạn dự đoán, chúng ta không thể mở dạng file này trong phiên bản 2003 một cách bình thường.
Tất nhiên ta luôn có những giải pháp để giải quyết vấn đề này. Bằng việc cài đặt gói Microsoft Word Compatibility Pack, người sử dụng Microsoft Word 2003 có thể dễ dàng mở dữ liệu các phiên bản sau đó và lưu lại dữ liệu với định dạng mới nhất.
Không những thế, khi cài đặt pack này, sẽ xuất hiện một lựa chọn “Word 2007 Document” mới xuất hiện ở hộp thoại Save as type khi bạn chọn lưu dữ liệu. Tương tự với người dùng Microsoft Word 2007/2010 cũng có thể lưu các file dưới định dạng .doc với việc sử dụng lệnh Save as.
Để thiết lập định dạng mặc định, bạn kích chọn File > Options (hoặc Office > Word Options trong Microsoft Word 2007) và chọn Save. Tương tự chọn “Word 97-2003 Document (*.doc)” từ “Save files in this format”.
Xem thêm:
